El mundo se vuelve cada vez más ruidoso con sitios web, redes sociales, mensajes de texto, chat grupal, correo electrónico, videoconferencias, reuniones, videos, aplicaciones móviles, notificaciones automáticas, dispositivos inteligentes y todo lo demás que nos pitan, silban y nos hablan.
Con todo este ruido, ¿cómo puede alguien comunicarse con los clientes o partes interesadas con su mensaje?
En mi carrera, aprendí que ser un buen escritor es fundamental para ser un buen profesional de la comunicación. Solía pensar que mi trabajo era escribir el mensaje y hacerlo bien lo más rápido posible. Pronto aprendí que necesitaba ser facilitadora y creadora en un proceso más significativo que yo y mi equipo. Los profesionales de comunicaciones de siguiente nivel hacen más que escribir: organizan, priorizan, simplifican y colaboran en la mensajería. No es suficiente tener el mejor mensaje. Necesitamos obtener apoyo porque con el apoyo viene la defensa de su mensaje.
Modelo 3-2 para Puntos de conversación
Los profesionales de la comunicación necesitan comenzar el proceso y necesitamos saber a dónde va. En mi experiencia, el primer paso es desarrollar mensajes o puntos de conversación.
Trabajo para crear tres puntos principales, cada uno con dos viñetas de apoyo. Cada uno de los tres puntos principales debe ser corto, personalizable y fácil de memorizar. Limitar tu mensaje a los tres puntos principales te obliga a ti y al equipo a priorizar los elementos más críticos de tu historia. Idealmente, esos mensajes son lo suficientemente simples para que la gente los memorice y los haga suyos. Los puntos de conversación no deberían tener que ser compartidos textualmente para ser efectivos. Crear puntos de conversación difiere del discurso, el guion o la escritura de cartas porque queremos crear una oportunidad de autenticidad con replicabilidad.
Los subpuntos de apoyo deben clasificarse en una de tres categorías:
- historias: una anécdota, ejemplo o narración corta;
- estadísticas: un número o punto de datos; y
- eslóganes: una frase rápida y pegadiza.
Historias para conectar con Emociones
Conectar una narrativa para ejemplificar tu punto es la estrategia más valiosa para un argumento emocional. Por ejemplo, si está creando mensajes en torno a un nuevo programa o producto, dé un ejemplo de cómo esta nueva cosa ha mejorado o impactado a una persona o grupo.
Por ejemplo, un distrito escolar está lanzando una nueva iniciativa tecnológica para proporcionar a los estudiantes computadoras portátiles para usar en la escuela y en el hogar. Una excelente historia de apoyo sería la de un estudiante que no tiene acceso a una computadora en casa. Susan confía en la biblioteca de la escuela para terminar una tarea, y la biblioteca cierra a las 6 p. m.Ahora, gracias a este programa de computadora portátil, puede terminar su tarea en casa y usar el tiempo después de la escuela para participar en el equipo de robótica de la escuela.
La historia puede ser hipotética o ficticia; sin embargo, los ejemplos reales son más impactantes, especialmente si puedes pintar rápidamente un cuadro e identificarte con una audiencia.
Datos para apelar a la lógica
Los hechos y las cifras aportan legitimidad y contexto a los mensajes, conectándose con aquellos que buscan una explicación lógica o racional de un tema. Estos pueden incluir dólares, porcentajes o números brutos, dependiendo del tema. Deben ser estadísticas simples que no requieran mucha explicación.
Por ejemplo, un distrito escolar que busca construir nuevas escuelas para una elección de bonos puede señalar que crece en 1,000 nuevos estudiantes cada año, lo que equivale a una nueva escuela y aproximadamente 120 nuevos maestros y empleados. Este punto de datos demuestra un número difícil para mostrar una necesidad.
Es fundamental utilizar comparaciones de números complejos para proporcionar contexto. Por ejemplo, un método estándar para describir la distancia del punto A al B es compararla con un campo de fútbol frente a indicar 100 yardas. Puede comparar el agua ahorrada por las nuevas estaciones de llenado de botellas como 100 botellas de agua de plástico en lugar de 1,600 onzas.
Líneas de etiquetas para que se Peguen
La categoría de puntos de soporte más difícil es la línea de etiquetas porque debe ser corta y dulce. Por lo general, así es como se recalca un punto. Piensa en las historias y las estadísticas como si fueran las armadoras de un buen eslogan.
Por ejemplo, al crear mensajes sobre una nueva Escuela Secundaria Universitaria temprana, para apoyar un punto sobre el acceso directo de un estudiante a los cursos universitarios, la escuela podría usar un eslogan como: «comienza tu futuro ahora.»Los programas ECHS permiten a los estudiantes universitarios de primera generación y subrepresentados la oportunidad de obtener un título de asociado mientras están en la escuela secundaria de forma gratuita. Este eslogan conecta a los estudiantes ambiciosos con una idea de lo que pueden lograr en una escuela como ECHS.
Me gusta dirigir una sesión de lluvia de ideas para crear líneas de etiquetas haciendo mapas de palabras o usando notas post-it para obtener palabras o conceptos comunes. Es útil reunir a tu grupo y hacerles preguntas orientadoras para generar posibles palabras e ideas para tu etiqueta. Luego, haz que escriban en un post-it y peguen sus palabras a una pared. Por último, puede agrupar visualmente palabras para encontrar elementos comunes y combinar temas recurrentes en pensamientos e ideas completos.
NUESTRO mensaje
Enloquezco a mi equipo cuando alguien intenta referirse a un proyecto o idea como «mío» porque, en última instancia, su propiedad, responsabilidad y rendición de cuentas compartidas. Lo mismo ocurre con los mensajes.
Escribir guiones y discursos palabra por palabra tiene un lugar en las comunicaciones profesionales, pero esas herramientas deben limitarse a videos y discursos sobre el estado de la unión. Los puntos de conversación permiten que un orador haga suyo un mensaje. Permitirá a las personas alejarse de la lectura y centrarse en la entrega y ejecución.
Tener puntos de conversación predefinidos puede establecer mensajes de referencia para crear otro contenido sin preocuparse por la aprobación. Una vez que tenga mis puntos de discusión aprobados, mi equipo y yo podemos crear nuestros sitios web, folletos, presentaciones de diapositivas, videos y contenido social sin tener que ir y venir con las aprobaciones porque tenemos una alineación directa para los mensajes aprobados.
Por lo tanto, la próxima vez que necesite lanzar un gran proyecto, identifique a sus partes interesadas clave y socios de pensamiento, luego comience con temas de conversación para llevar su mensaje a sus audiencias con sangría.