większość polityk wynagrodzeń pracowników (WC) podlega audytowi. Worker ’ s compensation to program ubezpieczeniowy, który przewiduje zastąpienie wynagrodzenia, gdy pracownik doznaje obrażeń podczas pracy lub w trakcie zatrudnienia. Pracodawcy będą płacić składki w zatwierdzonym programie, który zostanie wypłacony poszkodowanym pracownikom w przypadku ważnego roszczenia. Ubezpieczyciel przeprowadzi audyt polisy posiadanej przez pracodawcę, aby upewnić się, że spełnia ona niezbędne wymagania i istnieje kilka rodzajów audytów, które mogą przeprowadzić. Każde państwo określi wymagane pokrycie świadczeń w swoich granicach.
szacowana składka z polisy
składka z tytułu wynagrodzenia dla pracowników jest obliczana przez pomnożenie stawki przez listę płac i podzielenie wyniku przez 100. Załóżmy na przykład, że Twoja lista płac wynosi 500 000 USD, a stawka wynosi 0,10 USD. Twoja premia wynosi 500 000 X 0,1 / 100 lub 500$.
składka, którą płacisz na początku okresu polisy, jest kwotą tymczasową. Jest to oszacowanie oparte na prognozowanych listach płac na nadchodzący rok. Po wygaśnięciu polisy ubezpieczyciel przeprowadza audyt w celu ustalenia rzeczywistych list płac za dany rok. Następnie ubezpieczyciel dostosowuje składkę. Jeśli rzeczywista lista płac przekracza szacowaną listę płac,możesz zostać obciążony dodatkową składką. Jeśli rzeczywista płaca jest mniejsza niż przewidywana, możesz otrzymać premię za zwrot.
cel audytu
audyty są przeprowadzane w celu zapewnienia, że składki płacone przez pracodawców za ubezpieczenie od wynagrodzeń pracowników dokładnie odzwierciedlają ich ryzyko. Ubezpieczyciele sprawdzają, czy pracodawcy są odpowiednio sklasyfikowani i czy listy płac wykorzystywane do celów ratingowych są dokładne. Jeśli polisa pracodawcy zawiera błędne klasyfikacje lub listy płac, pracodawca może płacić za dużo lub za mało, w stosunku do innych pracodawców, za ubezpieczenie pracownicze.
wiele stanów zobowiązuje ubezpieczycieli do kontroli wszystkich polis odszkodowawczych pracowników, których szacowana roczna składka przekracza określony próg, taki jak 10 000 USD. Państwowe departamenty ubezpieczeń przeprowadzają okresowe kontrole, aby upewnić się, że ubezpieczyciele przeprowadzają wymagane audyty.
zobowiązanie umowne
większość zasad wynagradzania pracowników, w tym standardowy formularz NCCI, zawiera klauzulę dotyczącą audytów. W formularzu NCCI klauzula ta znajduje się w części piątej, Premium. Stwierdza on, że pracodawca musi zezwolić ubezpieczycielowi na kontrolę polisy w dowolnym momencie w ciągu trzech lat od jej wygaśnięcia. Ubezpieczyciel ma prawo zbadać wszelkie zapisy dotyczące polisy. Mogą to być księgi rachunkowe, deklaracje podatkowe i listy płac.
polityka wynagrodzeń pracowników zawiera również przepis dotyczący kontroli. W formularzu NCCI przepis ten znajduje się w części szóstej, Warunki. Daje to ubezpieczycielowi prawo do wglądu w miejsca pracy pracodawcy w dowolnym momencie. Celem takich kontroli jest ocena ubezpieczalności Twojej firmy oraz zbieranie informacji płacowych. Inspekcje odszkodowań dla pracowników nie mają być inspekcjami bezpieczeństwa.
polisa ubezpieczeniowa jest umową prawną. Kupując ubezpieczenie OC pracowników, jesteś umownie zobowiązany do przestrzegania zapisów dotyczących audytu i kontroli zawartych w polisie. Jeśli twój ubezpieczyciel poprosi o wizytę w Twoim zakładzie lub poprosi o zaktualizowane dane płacowe, musisz spełnić jego żądania. Niezastosowanie się do tego może stanowić naruszenie umowy. Ubezpieczyciel może odpowiedzieć na odmowę, anulując polisę lub odmawiając jej odnowienia. Może to negatywnie wpłynąć na modyfikator doświadczenia.
rodzaje kontroli
istnieje kilka rodzajów kontroli wynagrodzeń pracowników. Rodzaje audytów, które są dostępne, mogą się różnić w zależności od stanu i ubezpieczyciela do ubezpieczyciela.
audyt poczty
najprostszy rodzaj audytu. Audyty poczty mogą być dozwolone dla małych pracodawców, którzy nie generują dużo premii. Jednak audyty pocztowe mogą być niedostępne dla pracodawców w niektórych zawodach (np. dekarstwo) niezależnie od ich wielkości.
audyt wstępny
przeprowadzony przy pierwszym spisaniu polisy u nowego ubezpieczyciela. Audyty wstępne są zazwyczaj przeprowadzane na miejscu. Ich celem jest zapewnienie stosowania odpowiednich klasyfikacji i list płac w polisie.
audyt telefoniczny
używany przez niektórych ubezpieczycieli. Ubezpieczyciel może wysłać ci formularz do wypełnienia i zwrotu do ubezpieczyciela. Kiedy ubezpieczyciel otrzyma informacje, zaplanuje dla Ciebie rozmowę telefoniczną z audytorem w celu omówienia dostarczonych informacji.
audyt terenowy
audyt fizyczny przeprowadzony w Twojej siedzibie. Celem jest zebranie listy płac i innych informacji, które ubezpieczyciel wykorzysta do obliczenia ostatecznej składki.
audyt Tymczasowy
może zostać przeprowadzony, jeśli Twoja firma zmieniła się w jakiś sposób, być może poprzez rozpoczęcie nowej operacji. Okresowe audyty są również wykorzystywane przez dużych pracodawców, którzy chcą raportować swoje płace miesięcznie lub kwartalnie, a nie raz w roku. Audyty te są zwykle przeprowadzane pocztą. Audyt fizyczny jest przeprowadzany na koniec okresu obowiązywania polityki.
audyt testowy
przeprowadzony przez państwowy organ odszkodowawczy pracowników w celu weryfikacji wyników audytu uzyskanych przez ubezpieczyciela. Urzędy państwowe przeprowadzają audyty testowe, aby upewnić się, że audytorzy ubezpieczeniowi prawidłowo stosują system klasyfikacji i ratingu. Biura chcą również zapewnić, że ubezpieczyciele korzystają z planów ratingowych zatwierdzonych przez Biuro (jeśli wymagana jest wcześniejsza zgoda).
oszustwo ze strony pracodawcy
spełnienie prośby ubezpieczyciela o udzielenie informacji nie jest jedynym obowiązkiem jako ubezpieczającego. Musisz również podać dokładne dane. Jeśli celowo podasz fałszywe informacje swojemu ubezpieczycielowi, możesz zostać oskarżony przez Departament ubezpieczeń swojego stanu o oszustwo ubezpieczeniowe. Oto przykłady działań, które można uznać za nieuczciwe:
- Underreporting your payroll with to reduce your premium
- dostarczanie fałszywych opisów stanowisk audytorowi ubezpieczeniowemu
- dostarczanie fałszywych deklaracji podatkowych lub innych sprawozdań finansowych
- ukrywanie faktu, że zatrudniłeś podwykonawców
- dostarczanie fałszywych zaświadczeń o ubezpieczeniu dla podwykonawców
po zakończeniu audytu twój ubezpieczyciel wyśle Ci raport. Najlepiej byłoby, gdyby listy płac przedstawione w raporcie nie różniły się znacząco od szacunkowych list płac wymienionych w polisie. Niestety, nie zawsze tak jest. Jeśli prognozy płac były zbyt niskie, audyt mógł wygenerować dużą dodatkową premię. Raport kontroli może również zawierać zmiany w klasyfikacjach. Jeśli audytor ustalił, że Twoja firma została błędnie sklasyfikowana, mógł dodać nowe kody klas lub usunąć istniejące.
spory dotyczące kontroli wynagrodzeń pracowników
Ubezpieczający nie zawsze zgadzają się z raportami z kontroli. Raport może zawierać błędy, takie jak niewłaściwy modyfikator doświadczenia lub nieprawidłowe dane płac. Alternatywnie, może pokazać zmiany klasyfikacji, z którymi się nie zgadzasz.
jeśli nie jesteś zadowolony z wyników audytu, natychmiast skontaktuj się ze swoim ubezpieczycielem. Większość ubezpieczycieli zapewnia instrukcje dotyczące sposobu zakwestionowania audytu. Mogą one być zawarte w dokumentach polisy. Pamiętaj, aby postępować zgodnie ze wskazówkami ubezpieczyciela. Złożyć reklamację na piśmie w terminie wskazanym przez ubezpieczyciela. Opisz szczegółowo problem. Na przykład, jeśli uważasz, że audytor użył złej klasyfikacji, wyjaśnij swoje rozumowanie i zaproponuj alternatywę. Ubezpieczyciel rozpatrzy Twoją skargę i zdecyduje, czy zmiana jest uzasadniona.
jeśli audyt wygenerował dodatkową składkę, ale zakwestionowałeś wyniki audytu, twój obowiązek zapłaty dodatkowej składki powinien zostać zawieszony do czasu rozstrzygnięcia sporu. Jeśli ubezpieczyciel nie rozwiąże problemu w sposób satysfakcjonujący, możesz odwołać się od decyzji ubezpieczyciela do Państwowej Rady ds. odszkodowań dla pracowników.
informacje zawarte w tym artykule nie stanowią porady podatkowej ani prawnej i nie zastępują takiej porady. Prawo stanowe i federalne często się zmieniają, A Informacje zawarte w tym artykule mogą nie odzwierciedlać prawa własnego państwa lub najnowszych zmian w prawie. W celu uzyskania aktualnych porad podatkowych lub prawnych należy skonsultować się z księgowym lub adwokatem.