majoritatea politicilor de compensare a lucrătorilor (WC) fac obiectul unui audit. Compensația lucrătorilor este un program de asigurare care prevede înlocuirea salariilor atunci când un lucrător este rănit la un loc de muncă sau în cursul angajării. Angajatorii vor plăti prime într-un program aprobat care va fi apoi plătit lucrătorilor răniți în cazul unei cereri valabile. Furnizorul de asigurare va audita Politica deținută de un angajator pentru a se asigura că îndeplinește cerințele necesare și că există mai multe tipuri de audituri pe care le pot efectua. Fiecare stat va determina acoperirea necesară pentru beneficiile din limitele lor.
prima de politică estimată
prima de compensare a lucrătorilor dvs. se calculează înmulțind o rată de ori salariul dvs. și împărțind rezultatul la 100. De exemplu, să presupunem că salariul dvs. este de 500.000 USD, iar rata este de 0,10 USD. Prima dvs. este de 500.000 X 0.1 / 100 sau 500 USD.
prima pe care o plătiți la începutul perioadei de poliță este o sumă provizorie. Este o estimare bazată pe salariile dvs. proiectate pentru anul următor. După ce polița dvs. a expirat, asigurătorul dvs. efectuează un audit pentru a determina salariile reale pentru acel an. Asigurătorul dvs. vă ajustează apoi prima. Dacă salariul dvs. real depășește salariul estimat, vi se poate factura o primă suplimentară. Dacă salariul dvs. real este mai mic decât salariul dvs. proiectat, este posibil să primiți o primă de returnare.
scopul auditului
auditurile sunt efectuate pentru a se asigura că primele pe care angajatorii le plătesc pentru asigurarea de compensare a lucrătorilor reflectă cu exactitate riscurile acestora. Asiguratorii verifica pentru a se asigura că angajatorii sunt clasificate în mod corespunzător și că salariile utilizate în scopuri de rating sunt corecte. Dacă politica unui angajator conține clasificări sau salarii greșite, angajatorul poate plăti prea mult sau prea puțin, în raport cu alți angajatori, pentru asigurarea de compensare a lucrătorilor.
multe state obligă asigurătorii să auditeze toate politicile de compensare a lucrătorilor a căror primă anuală estimată depășește un anumit prag, cum ar fi 10.000 USD. Departamentele de asigurări de stat efectuează verificări periodice pentru a se asigura că asigurătorii efectuează auditurile necesare.
obligație contractuală
majoritatea politicilor de compensare a lucrătorilor, inclusiv formularul standard NCCI, conțin o clauză care se referă la audituri. În forma NCCI, această clauză se află în partea a cincea, Premium. Acesta prevede că angajatorul trebuie să permită asigurătorului să auditeze polița oricând în termen de trei ani de la expirarea poliței. Asigurătorul are dreptul să examineze orice înregistrări care se referă la poliță. Acestea ar putea include registre contabile, declarații fiscale și înregistrări de salarizare.
politicile de compensare a lucrătorilor conțin, de asemenea, o dispoziție privind inspecțiile. În forma NCCI, această dispoziție se află în partea A șasea, condiții. Oferă asigurătorului dreptul de a inspecta locurile de muncă ale angajatorului în orice moment. Scopul acestor inspecții este de a evalua asigurabilitatea afacerii dvs. și de a colecta informații despre salarizare. Inspecțiile de compensare a lucrătorilor nu sunt destinate inspecțiilor de siguranță.
o poliță de asigurare este un contract legal. Când achiziționați acoperirea de compensare a lucrătorilor, sunteți obligat contractual să respectați prevederile de audit și inspecție din poliță. Dacă asigurătorul dvs. solicită să vă viziteze instalația sau solicită informații actualizate despre salarizare, trebuie să vă supuneți cerințelor sale. Nerespectarea acestui lucru poate constitui o încălcare a contractului. Asigurătorul dvs. poate răspunde refuzului dvs. prin anularea poliței sau refuzul de a o reînnoi. Acest lucru poate afecta negativ modificatorul de experiență.
tipuri de audituri
există mai multe tipuri de audituri de compensare a lucrătorilor. Tipurile de audituri disponibile pot varia de la stat la stat și de la asigurător la asigurător.
mail Audit
cel mai simplu tip de audit. Auditurile prin poștă pot fi permise pentru angajatorii mici care nu generează prea multe prime. Cu toate acestea, auditurile prin poștă pot fi indisponibile angajatorilor în anumite ocupații (cum ar fi acoperișurile), indiferent de dimensiunea lor.
auditul preliminar
efectuat atunci când o poliță este scrisă pentru prima dată cu un nou asigurător. Auditurile preliminare sunt, în general, efectuate la fața locului. Scopul lor este de a se asigura că clasificările și salariile corespunzătoare sunt utilizate în politică.
Audit telefonic
utilizat de unii asigurători. Asigurătorul vă poate trimite un formular pentru a completa și a reveni la asigurător. Când asigurătorul a primit informațiile, acesta programează un apel telefonic pentru dvs. cu un auditor pentru a discuta informațiile pe care le-ați furnizat.
audit pe teren
un audit fizic efectuat la sediul dumneavoastră. Scopul este de a colecta salarii și alte informații pe care asigurătorul le va folosi pentru a calcula prima finală.
auditul intermediar
poate fi efectuat dacă afacerea dvs. s-a schimbat într-un fel, probabil prin începerea unei noi operațiuni. Auditurile intermediare sunt, de asemenea, utilizate de angajatorii mari care doresc să-și raporteze salariul lunar sau trimestrial, mai degrabă decât o dată pe an. Aceste audituri sunt de obicei efectuate prin poștă. Un audit fizic se efectuează la sfârșitul perioadei de politică.
Audit de testare
realizat de o autoritate de stat de compensare a lucrătorilor pentru a verifica rezultatele auditului obținute de asigurător. Birourile de stat efectuează audituri de testare pentru a se asigura că auditorii de asigurări utilizează corect sistemul de clasificare și rating. Birourile Doresc, de asemenea, să se asigure că asigurătorii utilizează planuri de rating aprobate de birou (atunci când este necesară aprobarea prealabilă).
frauda de către un angajator
respectarea cererii de informații a asigurătorului dvs. nu este singura dvs. obligație în calitate de deținător de poliță. De asemenea, trebuie să furnizați date exacte. Dacă furnizați în mod intenționat informații false asigurătorului dvs., ați putea fi urmărit penal de Departamentul de asigurări al statului dvs. pentru fraudă în asigurări. Iată Exemple de acțiuni care ar putea fi considerate frauduloase:
- subraportarea salarizării dvs. cu intenția de a vă reduce prima
- furnizarea de fișe de post false unui auditor de asigurări
- furnizarea de declarații fiscale false sau alte rapoarte financiare
- ascunderea faptului că ați angajat subcontractanți
- furnizarea de certificate de asigurare falsificate pentru subcontractanți
odată ce un audit a fost finalizat, asigurătorul dvs. vă va trimite un raport. În mod ideal, salariile afișate în raport nu vor diferi substanțial de salariile estimate listate în polița dvs. Din păcate, acest lucru nu este întotdeauna cazul. Dacă proiecțiile dvs. de salarizare au fost prea mici, este posibil ca auditul să fi generat o primă suplimentară mare. Raportul de audit poate afișa, de asemenea, modificări ale clasificărilor. Dacă auditorul a stabilit că afacerea dvs. a fost clasificată greșit, este posibil să fi adăugat noi coduri de clasă sau să le fi eliminat pe cele existente.
Litigiile de audit privind compensațiile lucrătorilor
asigurații nu sunt întotdeauna de acord cu rapoartele de audit. Un raport poate conține erori, cum ar fi modificatorul de experiență greșit sau cifre incorecte de salarizare. Alternativ, ar putea afișa modificări de clasificare cu care nu sunteți de acord.
dacă nu sunteți mulțumit de rezultatele unui audit, contactați imediat asigurătorul. Majoritatea asigurătorilor oferă instrucțiuni despre cum să conteste un audit. Acestea pot fi incluse în documentele de politică. Asigurați-vă că urmați cu atenție instrucțiunile asigurătorului. Depuneți plângerea în scris în termenul specificat de asigurător. Descrieți problema în detaliu. De exemplu, dacă credeți că auditorul a folosit o clasificare greșită, explicați-vă raționamentul și sugerați o alternativă. Asigurătorul va examina reclamația dvs. și va decide dacă o revizuire este justificată.
dacă un audit a generat o primă suplimentară, dar ați contestat rezultatele auditului, obligația dvs. de a plăti prima suplimentară ar trebui suspendată până la soluționarea litigiului. Dacă asigurătorul nu abordează problema spre satisfacția dvs., puteți contesta decizia Asigurătorului la Consiliul de compensare a lucrătorilor de stat.
informațiile conținute în acest articol nu reprezintă consultanță fiscală sau juridică și nu înlocuiesc astfel de sfaturi. Legile de stat și federale se schimbă frecvent, iar informațiile din acest articol pot să nu reflecte legile statului dvs. sau cele mai recente modificări ale legii. Pentru consultanță fiscală sau juridică curentă, vă rugăm să consultați un contabil sau un avocat.