La maggior parte delle politiche di compensazione dei lavoratori (WC) sono soggette a un audit. La compensazione del lavoratore è un programma assicurativo che prevede una sostituzione dei salari quando un lavoratore è ferito sul lavoro o nel corso del suo impiego. I datori di lavoro pagheranno i premi in un programma approvato che verrà poi pagato ai lavoratori feriti nel caso di un reclamo valido. Il fornitore di assicurazione controllerà la politica detenuta da un datore di lavoro per assicurarsi che soddisfi i requisiti necessari e ci sono diversi tipi di audit che possono condurre. Ogni stato determinerà la copertura richiesta per i benefici all’interno dei loro confini.
Premio politico stimato
Il premio di compensazione dei tuoi lavoratori viene calcolato moltiplicando un tasso per il tuo libro paga e dividendo il risultato per 100. Ad esempio, supponiamo che il vostro libro paga è di 5 500.000 e il tasso è di $0,10. Il tuo premio è 500.000 X 0,1 / 100 o $500.
Il premio che si paga all’inizio del periodo di polizza è un importo provvisorio. Si tratta di una stima in base alle vostre buste paga previste per il prossimo anno. Dopo la vostra politica è scaduto, il vostro assicuratore conduce un audit per determinare il vostro libro paga effettivo per quell’anno. Il tuo assicuratore regola quindi il tuo premio. Se il tuo libro paga effettivo supera il tuo libro paga stimato, potresti ricevere un premio aggiuntivo. Se il tuo libro paga effettivo è inferiore al tuo libro paga previsto, potresti ricevere un premio di ritorno.
Scopo dell’audit
Gli audit vengono eseguiti per garantire che i premi che i datori di lavoro pagano per l’assicurazione di compensazione dei lavoratori riflettano accuratamente i loro rischi. Gli assicuratori controllano per assicurarsi che i datori di lavoro siano correttamente classificati e che i libri paga utilizzati per scopi di valutazione siano accurati. Se la politica di un datore di lavoro contiene le classificazioni sbagliate o buste paga, il datore di lavoro può pagare troppo o troppo poco, rispetto ad altri datori di lavoro, per l’assicurazione di compensazione dei lavoratori.
Molti stati obbligano gli assicuratori a controllare tutte le politiche di compensazione dei lavoratori il cui premio annuo stimato supera una certa soglia, come $10.000. Dipartimenti di assicurazione dello Stato condurre controlli periodici per assicurarsi che gli assicuratori stanno eseguendo le verifiche necessarie.
Obbligo contrattuale
La maggior parte delle politiche di compensazione dei lavoratori, incluso il modulo NCCI standard, contiene una clausola che affronta gli audit. Nel modulo NCCI, questa clausola si trova nella parte quinta, Premium. Essa afferma che il datore di lavoro deve consentire l’assicuratore di controllare la politica in qualsiasi momento entro tre anni dopo la politica è scaduta. L’assicuratore ha il diritto di esaminare tutti i record relativi alla politica. Questi potrebbero includere registri contabili, dichiarazioni dei redditi e registri dei salari.
Le politiche di compensazione dei lavoratori contengono anche una disposizione relativa alle ispezioni. Nel modulo NCCI, questa disposizione si trova nella Parte sei, Condizioni. Dà all’assicuratore il diritto di ispezionare i luoghi di lavoro del datore di lavoro in qualsiasi momento. Lo scopo di tali ispezioni è valutare l’assicurabilità della tua attività e raccogliere informazioni sul libro paga. Le ispezioni di compensazione dei lavoratori non sono intese come ispezioni di sicurezza.
Una polizza assicurativa è un contratto legale. Quando si acquista la copertura di compensazione dei lavoratori, si è contrattualmente obbligati a rispettare le disposizioni di revisione e ispezione nella politica. Se il tuo assicuratore chiede di visitare la tua struttura o richiede informazioni aggiornate sul libro paga, devi sottostare alle sue richieste. In caso contrario può costituire una violazione del contratto. Il tuo assicuratore può rispondere al tuo rifiuto annullando la tua polizza o rifiutando di rinnovarla. Ciò potrebbe influire negativamente sul modificatore di esperienza.
Tipi di audit
Esistono diversi tipi di audit di compensazione dei lavoratori. I tipi di audit disponibili possono variare da stato a stato e assicuratore a assicuratore.
Mail Audit
Il tipo più semplice di audit. Audit di posta può essere consentito per i piccoli datori di lavoro che non generano molto premio. Tuttavia, gli audit postali potrebbero non essere disponibili per i datori di lavoro in determinate occupazioni (come le coperture) indipendentemente dalle loro dimensioni.
Audit preliminare
Condotto quando una polizza viene scritta per la prima volta con un nuovo assicuratore. Gli audit preliminari sono generalmente eseguiti in loco. Il loro scopo è quello di garantire che le classificazioni e le buste paga corrette siano utilizzate sulla politica.
Audit telefonico
Utilizzato da alcuni assicuratori. L’assicuratore può inviarti un modulo da compilare e restituire all’assicuratore. Quando l’assicuratore ha ricevuto le informazioni, pianifica una telefonata per voi con un revisore per discutere le informazioni fornite.
Audit sul campo
Un audit fisico eseguito presso la vostra sede. Lo scopo è quello di raccogliere il libro paga e altre informazioni che l’assicuratore utilizzerà per calcolare il premio finale.
L’audit intermedio
può essere condotto se la tua attività è cambiata in qualche modo, magari avviando una nuova operazione. Gli audit intermedi sono utilizzati anche dai grandi datori di lavoro che desiderano segnalare il loro libro paga mensile o trimestrale piuttosto che una volta all’anno. Questi audit sono di solito condotti per posta. Un controllo fisico viene eseguito alla fine del periodo di politica.
Verifica di prova
Condotta da un’autorità di compensazione dei lavoratori statali per verificare i risultati dell’audit ottenuti dall’assicuratore. Gli uffici di stato conducono audit di prova per garantire che i revisori delle assicurazioni utilizzino correttamente il sistema di classificazione e classificazione. Gli uffici vogliono anche garantire che gli assicuratori utilizzano piani di rating approvati dall’ufficio di presidenza (quando è richiesta la previa approvazione).
Frode da parte di un datore di lavoro
Rispettare la richiesta di informazioni del tuo assicuratore non è il tuo unico obbligo come assicurato. È inoltre necessario fornire dati accurati. Se intenzionalmente fornire informazioni false al vostro assicuratore, si potrebbe essere perseguiti dal dipartimento di assicurazione del vostro stato per frode assicurativa. Ecco alcuni esempi di azioni che potrebbero essere considerate fraudolente:
- la Sottovalutazione paga ” con l’intento di ridurre il vostro premio
- Fornire false descrizioni del lavoro per un’assicurazione sindaco
- Fornendo false dichiarazioni o di altri rapporti finanziari
- Nascondere il fatto che sono assunti subappaltatori
- Che ha falsificato i certificati di assicurazione per i subappaltatori
una Volta che un controllo è stato completato, il vostro assicuratore vi invierà un report. Idealmente, le buste paga mostrate nel rapporto non differiranno sostanzialmente dalle buste paga stimate elencate nella tua politica. Sfortunatamente, questo non è sempre il caso. Se le tue proiezioni sui salari erano troppo basse, l’audit potrebbe aver generato un grande premio aggiuntivo. Il rapporto di controllo potrebbe anche mostrare le modifiche alle classificazioni. Se il revisore ha stabilito che la tua azienda è stata classificata in modo errato, potrebbe aver aggiunto nuovi codici di classe o rimosso quelli esistenti.
Controversie di audit sulla compensazione dei lavoratori
Gli assicurati non sono sempre d’accordo con i rapporti di audit. Un report potrebbe contenere errori, ad esempio il modificatore esperienza errato o cifre del libro paga errate. In alternativa, potrebbe mostrare cambiamenti di classificazione con cui non sei d’accordo.
Se non sei soddisfatto dei risultati di un audit, contatta immediatamente il tuo assicuratore. La maggior parte degli assicuratori fornisce istruzioni su come contestare un audit. Questi possono essere inclusi nei documenti di politica. Assicurati di seguire attentamente le indicazioni dell’assicuratore. Presentare il reclamo per iscritto entro il periodo di tempo specificato dall’assicuratore. Descrivi il problema in dettaglio. Ad esempio, se pensi che l’auditor abbia usato la classificazione sbagliata, spiega il tuo ragionamento e suggerisci un’alternativa. L’assicuratore esaminerà il tuo reclamo e deciderà se una revisione è giustificata.
Se un audit ha generato un premio aggiuntivo ma hai contestato i risultati dell’audit, l’obbligo di pagare il premio aggiuntivo dovrebbe essere sospeso fino alla risoluzione della controversia. Se l’assicuratore non affronta il problema per la vostra soddisfazione, si può fare appello la decisione dell’assicuratore al vostro consiglio di compensazione dei lavoratori statali.
Le informazioni contenute in questo articolo non sono consigli fiscali o legali e non sostituiscono tali consigli. Le leggi statali e federali cambiano frequentemente e le informazioni contenute in questo articolo potrebbero non riflettere le leggi del proprio stato o le modifiche più recenti alla legge. Per la consulenza fiscale o legale corrente, si prega di consultare un commercialista o un avvocato.