Die meisten Workers’Compensation (WC) Richtlinien unterliegen einer Prüfung. Die Arbeitnehmerentschädigung ist ein Versicherungsprogramm, das einen Lohnersatz vorsieht, wenn ein Arbeitnehmer am Arbeitsplatz oder während seiner Beschäftigung verletzt wird. Arbeitgeber zahlen Prämien in ein genehmigtes Programm, das dann im Falle eines gültigen Anspruchs an verletzte Arbeitnehmer gezahlt wird. Der Versicherungsanbieter prüft die von einem Arbeitgeber gehaltene Police, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Anforderungen erfüllt, und es gibt verschiedene Arten von Audits, die er durchführen kann. Jeder Staat bestimmt die erforderliche Deckung für die Leistungen innerhalb seiner Grenzen.
Geschätzte Versicherungsprämie
Ihre Arbeitnehmerentschädigungsprämie wird berechnet, indem Sie einen Satz mit Ihrer Gehaltsabrechnung multiplizieren und das Ergebnis durch 100 dividieren. Angenommen, Ihre Gehaltsabrechnung beträgt 500.000 USD und der Zinssatz 0,10 USD. Ihre Prämie beträgt 500.000 X 0,1 / 100 oder $ 500.
Die Prämie, die Sie zu Beginn Ihres Versicherungszeitraums zahlen, ist ein vorläufiger Betrag. Es ist eine Schätzung, die auf Ihren projizierten Gehaltslisten für das kommende Jahr basiert. Nach Ablauf Ihrer Police führt Ihr Versicherer eine Prüfung durch, um Ihre tatsächlichen Gehaltsabrechnungen für dieses Jahr zu ermitteln. Ihr Versicherer passt dann Ihre Prämie an. Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung Ihre geschätzte Gehaltsabrechnung übersteigt, wird Ihnen möglicherweise eine zusätzliche Prämie in Rechnung gestellt. Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung geringer ist als Ihre geplante Gehaltsabrechnung, erhalten Sie möglicherweise eine Rückgabeprämie.
Zweck des Audits
Audits werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Prämien, die Arbeitgeber für die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung zahlen, ihre Risiken genau widerspiegeln. Versicherer überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeitgeber richtig klassifiziert sind und dass die Gehaltsabrechnungen für Rating-Zwecke verwendet werden, korrekt sind. Wenn die Police eines Arbeitgebers die falschen Klassifikationen oder Gehaltsabrechnungen enthält, zahlt der Arbeitgeber möglicherweise im Vergleich zu anderen Arbeitgebern zu viel oder zu wenig für die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung.
Viele Staaten verpflichten Versicherer, alle Arbeitnehmerentschädigungspolicen zu prüfen, deren geschätzte jährliche Prämie einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, z. B. 10.000 USD. Die staatlichen Versicherungsabteilungen führen regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Versicherer die erforderlichen Prüfungen durchführen.
Vertragliche Verpflichtung
Die meisten Vergütungsrichtlinien für Arbeitnehmer, einschließlich des Standardformulars NCCI, enthalten eine Klausel, die sich mit Prüfungen befasst. Im NCCI-Formular befindet sich diese Klausel unter Teil Fünf, Prämie. Es besagt, dass der Arbeitgeber dem Versicherer erlauben muss, die Police jederzeit innerhalb von drei Jahren nach Ablauf der Police zu prüfen. Der Versicherer hat das Recht, alle Aufzeichnungen zu prüfen, die sich auf die Police beziehen. Dazu gehören Buchhaltungsbücher, Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungen.
Die Vergütungspolitik der Arbeitnehmer enthält auch eine Bestimmung zu Inspektionen. Im NCCI-Formular befindet sich diese Bestimmung unter Teil Sechs, Bedingungen. Es gibt dem Versicherer das Recht, die Arbeitsplätze des Arbeitgebers jederzeit zu inspizieren. Der Zweck solcher Inspektionen besteht darin, die Versicherbarkeit Ihres Unternehmens zu bewerten und Gehaltsabrechnungsinformationen zu sammeln. Arbeitnehmerentschädigungsinspektionen sind nicht als Sicherheitsinspektionen gedacht.
Eine Versicherungspolice ist ein rechtsgültiger Vertrag. Wenn Sie eine Arbeitnehmerentschädigung erwerben, sind Sie vertraglich verpflichtet, die in der Police enthaltenen Audit- und Inspektionsbestimmungen einzuhalten. Wenn Ihr Versicherer Sie auffordert, Ihre Einrichtung zu besuchen oder aktualisierte Gehaltsabrechnungsinformationen anzufordern, müssen Sie sich seinen Anforderungen unterwerfen. Andernfalls kann dies eine Vertragsverletzung darstellen. Ihr Versicherer kann auf Ihre Ablehnung reagieren, indem er Ihre Police storniert oder sich weigert, sie zu verlängern. Dies kann sich negativ auf Ihren Erfahrungsmodifikator auswirken.
Arten von Audits
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitnehmerentschädigungsprüfungen. Die Arten von Audits, die verfügbar sind, können von Staat zu Staat und Versicherer zu Versicherer variieren.
Mail Audit
Die einfachste Art der Prüfung. Mail-Audits können für kleine Arbeitgeber zulässig sein, die nicht viel Prämie generieren. Allerdings können Mail-Audits für Arbeitgeber in bestimmten Berufen (z. B. Dachdecker) unabhängig von ihrer Größe nicht verfügbar sein.
Vorläufige Prüfung
Durchgeführt, wenn eine Police zum ersten Mal bei einem neuen Versicherer geschrieben wird. Vorprüfungen werden in der Regel vor Ort durchgeführt. Ihr Zweck ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Klassifikationen und Gehaltsabrechnungen für die Richtlinie verwendet werden.
Telefonaudit
Wird von einigen Versicherern verwendet. Der Versicherer kann Ihnen ein Formular senden, das Sie ausfüllen und an den Versicherer zurücksenden müssen. Wenn der Versicherer die Informationen erhalten hat, plant er einen Telefonanruf für Sie mit einem Wirtschaftsprüfer, um die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu besprechen.
Field Audit
Ein physisches Audit, das bei Ihnen vor Ort durchgeführt wird. Der Zweck besteht darin, Gehaltsabrechnungen und andere Informationen zu sammeln, die der Versicherer zur Berechnung Ihrer endgültigen Prämie verwendet.
Zwischenprüfung
Kann durchgeführt werden, wenn sich Ihr Unternehmen in irgendeiner Weise geändert hat, z. B. durch den Start eines neuen Vorgangs. Zwischenprüfungen werden auch von großen Arbeitgebern verwendet, die ihre Gehaltsabrechnung monatlich oder vierteljährlich anstatt einmal im Jahr melden möchten. Diese Audits werden in der Regel per Post durchgeführt. Am Ende des Versicherungszeitraums wird ein physisches Audit durchgeführt.
Testaudit
Durchgeführt von einer staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsbehörde zur Überprüfung der vom Versicherer erzielten Prüfungsergebnisse. Staatliche Büros führen Testaudits durch, um sicherzustellen, dass Versicherungsprüfer das Klassifizierungs- und Bewertungssystem ordnungsgemäß verwenden. Die Büros möchten auch sicherstellen, dass die Versicherer vom Büro genehmigte Ratingpläne verwenden (wenn eine vorherige Genehmigung erforderlich ist).
Betrug durch einen Arbeitgeber
Die Einhaltung des Auskunftsersuchens Ihres Versicherers ist nicht Ihre einzige Verpflichtung als Versicherungsnehmer. Sie müssen auch genaue Daten angeben. Wenn Sie Ihrem Versicherer absichtlich falsche Informationen zur Verfügung stellen, können Sie von der Versicherungsabteilung Ihres Staates wegen Versicherungsbetrugs strafrechtlich verfolgt werden. Hier sind Beispiele für Aktionen, die als betrügerisch angesehen werden könnten:
- Untermeldung Ihrer Gehaltsabrechnung mit der Absicht, Ihre Prämie zu senken
- Bereitstellung falscher Stellenbeschreibungen für einen Versicherungsprüfer
- Bereitstellung falscher Steuererklärungen oder anderer Finanzberichte
- Verschleierung der Tatsache, dass Sie Subunternehmer eingestellt haben
- Bereitstellung gefälschter Versicherungszertifikate für Subunternehmer
Sobald ein Audit abgeschlossen ist, sendet Ihnen Ihr Versicherer einen Bericht. Im Idealfall unterscheiden sich die im Bericht angezeigten Gehaltslisten nicht wesentlich von den geschätzten Gehaltslisten, die in Ihrer Police aufgeführt sind. Leider ist dies nicht immer der Fall. Wenn Ihre Gehaltsprognosen zu niedrig waren, hat das Audit möglicherweise eine hohe zusätzliche Prämie generiert. Der Prüfbericht kann auch Änderungen an Ihren Klassifikationen anzeigen. Wenn der Prüfer feststellt, dass Ihr Unternehmen falsch klassifiziert wurde, hat er möglicherweise neue Klassencodes hinzugefügt oder vorhandene entfernt.
Worker’s Compensation Audit Disputes
Versicherungsnehmer sind nicht immer mit Prüfungsberichten einverstanden. Ein Bericht kann Fehler enthalten, z. B. den falschen Erfahrungsmodifikator oder falsche Gehaltsabrechnungszahlen. Alternativ können Klassifizierungsänderungen angezeigt werden, mit denen Sie nicht einverstanden sind.
Wenn Sie mit den Ergebnissen eines Audits unzufrieden sind, wenden Sie sich sofort an Ihren Versicherer. Die meisten Versicherer geben Anweisungen, wie sie ein Audit anfechten können. Diese können in Ihren Richtliniendokumenten enthalten sein. Achten Sie darauf, die Anweisungen des Versicherers sorgfältig zu befolgen. Reichen Sie Ihre Beschwerde innerhalb der vom Versicherer angegebenen Frist schriftlich ein. Beschreiben Sie das Problem im Detail. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass der Prüfer die falsche Klassifizierung verwendet hat, erläutern Sie Ihre Argumentation und schlagen Sie eine Alternative vor. Der Versicherer wird Ihre Beschwerde prüfen und entscheiden, ob eine Revision gerechtfertigt ist.
Wenn eine Prüfung zu einer zusätzlichen Prämie geführt hat, Sie aber die Prüfungsergebnisse bestritten haben, sollte Ihre Verpflichtung zur Zahlung der zusätzlichen Prämie ausgesetzt werden, bis die Streitigkeit beigelegt ist. Wenn der Versicherer das Problem nicht zu Ihrer Zufriedenheit anspricht, können Sie die Entscheidung des Versicherers bei der Entschädigungsbehörde Ihres Staates anfechten.
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind keine Steuer- oder Rechtsberatung und ersetzen keine solche Beratung. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig, und die Informationen in diesem Artikel spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres eigenen Staates oder die neuesten Gesetzesänderungen wider. Für aktuelle Steuer- oder Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter oder Anwalt.