är ditt företag i kaos och du börjar undra att det är så just för att det saknar en arbetsplan? I den här artikeln förklarar vi hur man planerar effektivt.
människor älskar planer, retroplaner, schemalagda uppgifter över en kalender och allt annat. Och det är inte förvånande, för i en värld som företag (ja, och världen i allmänhet också) som tenderar av naturen till kaos, skadar det inte att sträva efter att ha allt välorganiserat. Därför bör du lägga till en bra arbetsplanering för alla vanliga planer för dina projekthanteringsuppgifter.
men starta inte huset vid taket: arbetsplanen är något som, även om det inte är helt komplicerat, måste beräknas till millimetern. Och det är därför vi i den här artikeln inte bara kommer att ta itu med vad en arbetsplan är exakt, utan vi kommer också att förklara de steg som krävs för att skapa en bra plan av denna typ.
organisera allt pappersarbete som ditt företag behöver med Holded. Skapa ditt gratis konto.
Vad är en arbetsplan?
saker måste börja rätt. Så först och främst, låt oss klargöra vad exakt denna typ av plan är. Vi kan bekräfta att ett arbetsprogram är ett verktyg som hjälper oss att organisera, optimera och förenkla de uppgifter som krävs för att uppnå ett arbetsmål.
tanken är att din plan hjälper dig att planera och hantera alla resurser som är nödvändiga för att ditt mål ska lyckas. Och inte bara det: det borde hjälpa dig att systematisera all information som genereras av dessa processer… Sätt på ett mycket mer syntetiskt sätt: en effektiv arbetsplan är strategin som gör att du kan nå önskade resultat. Och nu är det dags att fråga: men hur?
steg för att skapa din plan
det här avsnittet kan ha titeln ”skapa ditt arbetssystem i bara sju steg” … Men först vänta, för här är två tips som hjälper dig att planera dessa steg mycket mer effektivt.
- din plan bör vara till nytta för dig och ditt företag. Det betyder att du inte litar på vad som är mest effektivt för andra företag: hitta det som är mest effektivt för dig och arbeta med det.
- om din arbetsplan kommer att bli mycket stor, dela upp den i steg och identifiera dem så tydligt som möjligt.
när detta är klart är det dags att fastställa de sju steg som krävs för att skapa det:
- Ställ in målet för din plan. Vad vill du uppnå med honom? Det är nödvändigt att du definierar det så tydligt som möjligt och att du dessutom sätter fasta tidsfrister som borde vara heliga. (Ett litet tips: Var realistisk med dina tidsfrister och belasta inte personalen med omöjliga mål.)
- Skriv din plan introduktion och bakgrund. Visst finns det flera anställda som arbetar mot målen i din arbetsplan, och det gör aldrig ont att de har ett dokument som hjälper dem att förstå motivationen för det.
- sätter mål och mål. Mål är mer allmänna begrepp, medan mål är mycket mer specifika och bör markeras även kronologiskt i planeringskalendern. När det gäller målen försöker du vara SMART, som förutom att vara ”smart” på engelska är förkortningen för ”specifik” (ju mer detaljerad, desto bättre), ”mätbar” (om dina mål är mätbara, blir det lättare att avgöra om de har uppnåtts eller inte), ”uppnåelig” (igen: var realistisk), ”relevant” (att inte bryta med mål som inte är viktiga och att det enda som kommer att stjäla tidsmål (mest användbara) och ”begränsad tid” (låt inte öppna mål på obestämd tid: de har alla).
- varje arbetsplan har en lista över resurser. Lista inte bara de resurser du har, utan också de resurser du behöver för att uppnå dina mål.
- definiera dina begränsningar. Det är ingen nytta att spela blind med våra egna begränsningar, för i slutändan tar de sin vägtull. Det är mycket bättre att definiera dessa begränsningar och tänka på hur du kan övervinna de hinder de innebär.
- identifierar ansvariga parter. Bestäm vem som ska ta hand om var och en av uppgifterna, låt dem veta och göra livet enklare så att de kan uppnå sina mål med all hjälp som möjligt.
- lämna din strategi skriftligen. Återigen är det bättre att ha allt skriftligt. Så kom till jobbet: lista de specifika åtgärderna i din arbetsplan, schema, skapa ett schema och en tidslinje … Det är alltid mycket lättare att förstå dessa typer av strategier på papper.
organisera allt pappersarbete som ditt företag behöver med Holded. Skapa ditt gratis konto.