¿Tu empresa es un caos y empiezas a plantearte que es así precisamente porque le falta un plan de trabajo? En este artículo te explicamos cómo planificar de forma eficiente.
A la gente le encantan los planes, los retroplannings, las tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca. Y no es de extrañar porque, en un mundo como el empresarial (bueno, y el mundo en general también) que tiende por naturaleza al caos, no está de más esforzarse en tenerlo todo bien organizado. Es por eso por lo que a todos los planes habituales de tus tareas de gestión de proyectos deberías sumar un buen planning de trabajo.
Pero no empieces la casa por el tejado: el plan de trabajo es algo que, aunque no resulta del todo complicado, sí que ha de estar calculado al milímetro. Y por eso mismo en este artículo no solo vamos a abordar qué es un plan de trabajo exactamente, sino que también vamos a explicarte los pasos necesarios para crear un buen plan de este tipo.
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¿Qué es un plan de trabajo?
Las cosas hay que empezarlas bien. Así que, antes de nada, vamos a dejar claro qué es exactamente este tipo de plan. Podemos afirmar que un programa de trabajo es una herramienta que nos ayuda a organizar, optimizar y simplificar las tareas necesarias para conseguir un objetivo de trabajo.
La idea es que tu plan te ayude a planificar y gestionar todos los recursos que sean necesarios de cara al éxito de tu objetivo. Y no solo eso: debería ayudarte a sistematizar toda la información generada por estos procesos… Dicho de una forma mucho más sintética: un plan de trabajo eficiente es la estrategia que te permite llegar a unos resultados deseados. Y ahora sí que toca preguntar: ¿pero cómo?
Pasos para crear tu plan
Esta sección podría titularse «crea tu sistema de trabajo en tan solo siete pasos»… Pero, antes, espera, porque aquí vienen dos consejos que te ayudarán a planificar esos pasos de forma mucho más eficiente.
- Tu plan ha de seros útil a ti y a tu empresa. Esto quiere decir que no te fíes de lo que es más efectivo para otras empresas: encuentra lo que es más efectivo para vosotros, y trabaja con base en ello.
- Si tu plan de trabajo va a ser muy grande, divídelo en etapas e identifícalas de la forma más clara posible.
Una vez con esto claro, es el momento de establecer los siete pasos necesarios para crearlo:
- Establece el objetivo de tu plan. ¿Qué quieres lograr exactamente con él? Es necesario que lo definas de la forma más clara posible y que, además, marques unos plazos fijos que deberían ser sagrados. (Un pequeño consejo: sé realista con tus plazos y no agobies al personal con objetivos imposibles.)
- Redacta la introducción y antecedentes de tu plan. Seguramente, varios sean los empleados que trabajen en pos de los objetivos de tu plan de trabajo, y nunca está de más que tengan un documento que les ayude a entender las motivaciones del mismo.
- Fija metas y objetivos. Las metas son conceptos más generales, mientras que los objetivos son mucho más específicos y deben estar marcados incluso cronológicamente en el calendario de planificación. En cuanto a los objetivos, intenta que sean SMART, que además de ser «inteligente» en inglés son las siglas de «específico» (cuanto más detallado, mejor), «medible» (si tus objetivos son cuantificables, será más fácil determinar si se han conseguido o no), «alcanzable» (repetimos: sé realista), «relevante» (no enredes con objetivos que no son importantes y que lo único que harán será robar tiempo a objetivos más útiles) y «tiempo limitado» (no dejes objetivos abiertos indefinidamente: todos han de tener una fecha específica en el calendario).
- Todo plan de trabajo cuenta con una lista de recursos. Enumera no solo los recursos de los que dispones, sino también los que necesitas para alcanzar tus objetivos.
- Define tus limitaciones. De nada sirve hacerse el ciego con nuestras propias limitaciones, porque al final acaban pasando factura. Es mucho mejor definir esas limitaciones y pensar cómo puedes superar los obstáculos que implican.
- Identifica a las partes responsables. Determina quién va a encargarse de cada una de las tareas, házselo saber y facilítale la vida para que pueda alcanzar sus objetivos con toda la ayuda posible.
- Deja tu estrategia por escrito. De nuevo, es mejor tenerlo todo por escrito. Así que ponte manos a la obra: lista las acciones específicas de tu plan de trabajo, calendariza, elabora un horario y una cronología… Siempre es mucho más fácil entender este tipo de estrategias sobre el papel.
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