La plupart des politiques d’indemnisation des accidents du travail (WC) font l’objet d’une vérification. L’indemnisation des accidents du travail est un programme d’assurance qui prévoit un remplacement du salaire lorsqu’un travailleur est blessé au travail ou au cours de son emploi. Les employeurs verseront des primes à un programme approuvé qui seront ensuite versées aux travailleurs blessés dans le cas d’une réclamation valide. Le fournisseur d’assurance vérifiera la police détenue par un employeur pour s’assurer qu’elle répond aux exigences nécessaires et qu’il peut effectuer plusieurs types d’audits. Chaque État déterminera la couverture requise pour les prestations dans ses limites.
Prime de police estimée
Votre prime d’indemnisation des accidents du travail est calculée en multipliant un taux par votre masse salariale et en divisant le résultat par 100. Par exemple, supposons que votre paie soit de 500 000 $ et que le taux soit de 0,10 $. Votre prime est de 500 000 X 0,1/100 ou 500 $.
La prime que vous payez au début de la période de votre contrat est un montant provisoire. Il s’agit d’une estimation basée sur vos prévisions de masse salariale pour l’année à venir. Une fois votre police expirée, votre assureur effectue un audit pour déterminer votre masse salariale réelle pour cette année. Votre assureur ajuste ensuite votre prime. Si votre masse salariale réelle dépasse votre masse salariale estimée, une prime supplémentaire peut vous être facturée. Si votre masse salariale réelle est inférieure à votre masse salariale projetée, vous pourriez recevoir une prime de rendement.
Objet de la vérification
Les vérifications sont effectuées pour s’assurer que les primes payées par les employeurs pour l’assurance contre les accidents du travail reflètent fidèlement leurs risques. Les assureurs vérifient que les employeurs sont correctement classés et que la masse salariale utilisée à des fins de notation est exacte. Si la police d’un employeur contient des classifications ou des listes de paie erronées, l’employeur peut payer trop ou trop peu, par rapport aux autres employeurs, pour l’assurance contre les accidents du travail.
De nombreux États obligent les assureurs à vérifier toutes les polices d’indemnisation des accidents du travail dont la prime annuelle estimée dépasse un certain seuil, tel que 10 000 dollars. Les services d’assurance de l’État effectuent des contrôles périodiques pour s’assurer que les assureurs effectuent les audits requis.
Obligation contractuelle
La plupart des politiques d’indemnisation des accidents du travail, y compris le formulaire NCCI standard, contiennent une clause qui traite des vérifications. Dans le formulaire NCCI, cette clause se trouve sous la cinquième partie, Prime. Il stipule que l’employeur doit permettre à l’assureur de vérifier la police à tout moment dans les trois ans suivant l’expiration de la police. L’assureur a le droit d’examiner tous les documents relatifs à la police. Ceux-ci peuvent inclure des registres comptables, des déclarations de revenus et des enregistrements de paie.
Les politiques d’indemnisation des accidents du travail contiennent également une disposition concernant les inspections. Dans le formulaire NCCI, cette disposition se trouve dans la Sixième partie, Conditions. Il donne à l’assureur le droit d’inspecter les lieux de travail de l’employeur à tout moment. Le but de ces inspections est d’évaluer l’assurabilité de votre entreprise et de recueillir des informations sur la paie. Les inspections des accidents du travail ne sont pas destinées à être des inspections de sécurité.
Une police d’assurance est un contrat légal. Lorsque vous souscrivez une protection contre les accidents du travail, vous êtes contractuellement tenu de vous conformer aux dispositions de la police relatives à la vérification et à l’inspection. Si votre assureur demande à visiter votre établissement ou demande des informations de paie à jour, vous devez vous soumettre à ses demandes. Le défaut de le faire peut constituer une rupture de contrat. Votre assureur peut répondre à votre refus en annulant votre police ou en refusant de la renouveler. Cela peut nuire à votre modificateur d’expérience.
Types de vérifications
Il existe plusieurs types de vérifications des accidents du travail. Les types d’audits disponibles peuvent varier d’un État à l’autre et d’un assureur à l’autre.
Audit de courrier
Le type d’audit le plus simple. Les audits postaux peuvent être autorisés pour les petits employeurs qui ne génèrent pas beaucoup de primes. Cependant, les audits postaux peuvent ne pas être disponibles pour les employeurs de certaines professions (comme la toiture), quelle que soit leur taille.
Audit préliminaire
Effectué lors de la première rédaction d’une police auprès d’un nouvel assureur. Les vérifications préliminaires sont généralement effectuées sur place. Leur objectif est de veiller à ce que les classifications et la masse salariale appropriées soient utilisées dans la police.
Audit téléphonique
Utilisé par certains assureurs. L’assureur peut vous envoyer un formulaire à remplir et à retourner à l’assureur. Lorsque l’assureur a reçu les informations, il planifie un appel téléphonique pour vous avec un auditeur afin de discuter des informations que vous avez fournies.
Audit de terrain
Un audit physique effectué dans vos locaux. Le but est de collecter des informations sur la paie et d’autres informations que l’assureur utilisera pour calculer votre prime finale.
Un audit intérimaire
Peut être effectué si votre entreprise a changé d’une manière ou d’une autre, peut-être en démarrant une nouvelle opération. Les audits intermédiaires sont également utilisés par les grands employeurs qui souhaitent déclarer leur paie mensuellement ou trimestriellement plutôt qu’une fois par année. Ces audits sont généralement effectués par courrier. Un audit physique est effectué à la fin de la période de police.
Audit de test
Effectué par une autorité d’indemnisation des accidents du travail de l’État pour vérifier les résultats de l’audit obtenus par l’assureur. Les bureaux d’État effectuent des audits d’essai pour s’assurer que les auditeurs d’assurance utilisent correctement le système de classification et de notation. Les bureaux veulent également s’assurer que les assureurs utilisent des plans de notation approuvés par le bureau (lorsque l’approbation préalable est requise).
Fraude par un employeur
Le respect de la demande d’information de votre assureur n’est pas votre seule obligation en tant que preneur d’assurance. Vous devez également fournir des données précises. Si vous fournissez intentionnellement de fausses informations à votre assureur, vous pourriez être poursuivi par le département des assurances de votre État pour fraude à l’assurance. Voici des exemples d’actions qui pourraient être considérées comme frauduleuses:
- Sous-déclarer votre paie dans le but de réduire votre prime
- Fournir de fausses descriptions de travail à un auditeur d’assurance
- Fournir de fausses déclarations de revenus ou d’autres rapports financiers
- Dissimuler le fait que vous avez embauché des sous-traitants
- Fournir des certificats d’assurance falsifiés à des sous-traitants
Une fois l’audit terminé, votre assureur vous enverra un rapport. Idéalement, la masse salariale indiquée dans le rapport ne différera pas sensiblement de la masse salariale estimée figurant sur votre police. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Si vos projections de paie étaient trop faibles, l’audit pourrait avoir généré une prime supplémentaire importante. Le rapport d’audit peut également indiquer des modifications apportées à vos classifications. Si l’auditeur a déterminé que votre entreprise était mal classée, il se peut qu’il ait ajouté de nouveaux codes de classe ou supprimé ceux qui existaient déjà.
Conflits d’audit sur les accidents du travail
Les assurés ne sont pas toujours d’accord avec les rapports d’audit. Un rapport peut contenir des erreurs, telles que le mauvais modificateur d’expérience ou des chiffres de paie incorrects. Alternativement, il peut afficher des changements de classification avec lesquels vous n’êtes pas d’accord.
Si vous n’êtes pas satisfait des résultats d’un audit, contactez immédiatement votre assureur. La plupart des assureurs fournissent des instructions sur la façon de contester un audit. Ceux-ci peuvent être inclus dans vos documents de police. Assurez-vous de suivre attentivement les instructions de l’assureur. Déposez votre réclamation par écrit dans le délai imparti par l’assureur. Décrivez le problème en détail. Par exemple, si vous pensez que l’auditeur a utilisé la mauvaise classification, expliquez votre raisonnement et suggérez une alternative. L’assureur examinera votre plainte et décidera si une révision est justifiée.
Si un audit a généré une prime supplémentaire mais que vous avez contesté les résultats de l’audit, votre obligation de payer la prime supplémentaire devrait être suspendue jusqu’à ce que le litige soit résolu. Si l’assureur ne résout pas le problème à votre satisfaction, vous pouvez faire appel de la décision de l’assureur auprès de votre commission des accidents du travail de l’État.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne se substituent pas à de tels conseils. Les lois d’État et fédérales changent fréquemment, et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications les plus récentes de la loi. Pour des conseils fiscaux ou juridiques en cours, veuillez consulter un comptable ou un avocat.