Comprender una Auditoría de Política de Compensación de Trabajadores

La mayoría de las políticas de compensación de trabajadores (WC) están sujetas a una auditoría. Compensación al trabajador es un programa de seguro que proporciona un reemplazo de salarios cuando un trabajador se lesiona en un trabajo o en el curso de su empleo. Los empleadores pagarán primas en un programa aprobado que luego se pagará a los trabajadores lesionados en el caso de una reclamación válida. El proveedor de seguros auditará la póliza en poder de un empleador para asegurarse de que cumpla con los requisitos necesarios y hay varios tipos de auditorías que pueden realizar. Cada estado determinará la cobertura requerida para los beneficios dentro de sus límites.

Prima estimada de la Póliza

Su prima de compensación para trabajadores se calcula multiplicando una tarifa por su nómina y dividiendo el resultado por 100. Por ejemplo, supongamos que su nómina es de 5 500,000 y la tasa es de 0 0.10. Su prima es de 500.000 X 0.1 / 100 o $500.

La prima que paga al comienzo de su período de póliza es una cantidad provisional. Es una estimación basada en sus nóminas proyectadas para el próximo año. Una vez que su póliza ha expirado, su aseguradora realiza una auditoría para determinar sus nóminas reales para ese año. Su aseguradora entonces ajusta su prima. Si su nómina real excede su nómina estimada, es posible que se le cobre una prima adicional. Si su nómina real es inferior a la proyectada, es posible que reciba una prima de devolución.

Propósito de la auditoría

Las auditorías se realizan para garantizar que las primas que pagan los empleadores por el seguro de compensación laboral reflejen con precisión sus riesgos. Las aseguradoras comprueban para asegurarse de que los empleadores estén clasificados correctamente y que las nóminas utilizadas con fines de calificación sean precisas. Si la póliza de un empleador contiene clasificaciones o nóminas incorrectas, el empleador puede estar pagando demasiado o muy poco, en comparación con otros empleadores, por el seguro de compensación para trabajadores.

Muchos estados obligan a las aseguradoras a auditar todas las pólizas de compensación para trabajadores cuya prima anual estimada exceda un cierto umbral, como $10,000. Los departamentos de seguros estatales realizan controles periódicos para asegurarse de que las aseguradoras realicen las auditorías requeridas.

Obligación contractual

La mayoría de las pólizas de compensación para trabajadores, incluido el formulario NCCI estándar, contienen una cláusula que aborda las auditorías. En el formulario NCCI, esta cláusula se encuentra en la Parte Cinco, Prima. Establece que el empleador debe permitir que la aseguradora audite la póliza en cualquier momento dentro de los tres años posteriores a la expiración de la póliza. El asegurador tiene el derecho de examinar cualquier registro relacionado con la póliza. Estos pueden incluir libros de contabilidad, declaraciones de impuestos y registros de nómina.

Las pólizas de compensación para trabajadores también contienen una disposición con respecto a las inspecciones. En el formulario NCCI, esta disposición se encuentra en la Parte Seis, Condiciones. Le da a la aseguradora el derecho de inspeccionar los lugares de trabajo del empleador en cualquier momento. El propósito de dichas inspecciones es evaluar la asegurabilidad de su negocio y recopilar información de nómina. Las inspecciones de compensación al trabajador no pretenden ser inspecciones de seguridad.

Una póliza de seguro es un contrato legal. Cuando compra cobertura de compensación para trabajadores, está obligado contractualmente a cumplir con las disposiciones de auditoría e inspección de la póliza. Si su aseguradora solicita visitar su instalación o solicita información actualizada de nómina, debe someterse a sus demandas. No hacerlo puede constituir un incumplimiento de contrato. Su aseguradora puede responder a su negativa cancelando su póliza o negándose a renovarla. Esto puede afectar negativamente su modificador de experiencia.

Tipos de Auditorías

Hay varios tipos de auditorías de compensación de trabajadores. Los tipos de auditorías disponibles pueden variar de un estado a otro y de una aseguradora a otra.

Auditoría de correo

El tipo de auditoría más simple. Las auditorías de correo pueden ser permitidas para los pequeños empleadores que no generan mucha prima. Sin embargo, las auditorías de correo pueden no estar disponibles para los empleadores en ciertas ocupaciones (como techos), independientemente de su tamaño.

Auditoría preliminar

Se realiza cuando se escribe por primera vez una póliza con una nueva aseguradora. Las auditorías preliminares generalmente se realizan in situ. Su propósito es asegurar que se utilicen las clasificaciones y nóminas adecuadas en la póliza.

Auditoría telefónica

Utilizada por algunas aseguradoras. La aseguradora puede enviarle un formulario para que lo complete y lo devuelva a la aseguradora. Cuando la aseguradora ha recibido la información, programa una llamada telefónica para usted con un auditor para discutir la información que usted proporcionó.

Auditoría de campo

Una auditoría física realizada en sus instalaciones. El propósito es recopilar la nómina y otra información que la aseguradora utilizará para calcular su prima final.

Se puede realizar una auditoría provisional

si su negocio ha cambiado de alguna manera, tal vez iniciando una nueva operación. Las auditorías provisionales también son utilizadas por grandes empleadores que desean informar su nómina mensual o trimestral en lugar de una vez al año. Estas auditorías generalmente se realizan por correo. Se realiza una auditoría física al final del período de la póliza.

Auditoría de prueba

Realizada por una autoridad estatal de compensación de trabajadores para verificar los resultados de la auditoría obtenidos por la aseguradora. Las oficinas estatales llevan a cabo auditorías de prueba para asegurarse de que los auditores de seguros están utilizando el sistema de clasificación y clasificación correctamente. Las oficinas también quieren asegurarse de que las aseguradoras utilicen planes de calificación aprobados por la oficina (cuando se requiera aprobación previa).

Fraude por parte de un empleador

Cumplir con la solicitud de información de su aseguradora no es su única obligación como titular de la póliza. También debe proporcionar datos precisos. Si intencionalmente proporciona información falsa a su aseguradora, el departamento de seguros de su estado podría procesarlo por fraude de seguros. Estos son ejemplos de acciones que podrían considerarse fraudulentas:

• Infranotificar su nómina con la intención de reducir su prima
• Proporcionar descripciones de trabajo falsas a un auditor de seguros
• Proporcionar declaraciones de impuestos falsas u otros informes financieros
• Ocultar el hecho de que ha contratado subcontratistas
• Proporcionar certificados de seguro falsificados para subcontratistas

Una vez que se haya completado una auditoría, su aseguradora le enviará un informe. Idealmente, las nóminas que se muestran en el informe no diferirán sustancialmente de las nóminas estimadas que figuran en su póliza. Desafortunadamente, este no es siempre el caso. Si sus proyecciones de nómina eran demasiado bajas, la auditoría puede haber generado una gran prima adicional. El informe de auditoría también puede mostrar cambios en las clasificaciones. Si el auditor determinó que su negocio estaba clasificado incorrectamente, es posible que haya agregado nuevos códigos de clase o eliminado los existentes.

Disputas de Auditoría de Compensación Laboral

Los asegurados no siempre están de acuerdo con los informes de auditoría. Un informe puede contener errores, como el modificador de experiencia incorrecto o las cifras de nómina incorrectas. Alternativamente, puede mostrar cambios de clasificación con los que no está de acuerdo.

Si no está satisfecho con los resultados de una auditoría, comuníquese con su aseguradora de inmediato. La mayoría de las aseguradoras proporcionan instrucciones sobre cómo impugnar una auditoría. Estos pueden estar incluidos en los documentos de su póliza. Asegúrese de seguir cuidadosamente las instrucciones de la aseguradora. Presente su queja por escrito dentro del período de tiempo especificado por la aseguradora. Describa el problema en detalle. Por ejemplo, si cree que el auditor utilizó la clasificación incorrecta, explique su razonamiento y sugiera una alternativa. La aseguradora revisará su queja y decidirá si se justifica una revisión.

Si una auditoría ha generado una prima adicional pero usted ha disputado los resultados de la auditoría, su obligación de pagar la prima adicional debe suspenderse hasta que se resuelva la disputa. Si la aseguradora no aborda el problema a su satisfacción, puede apelar la decisión de la aseguradora ante la junta estatal de compensación de trabajadores.

La información contenida en este artículo no es asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información en este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento legal o fiscal actual, consulte con un contador o un abogado.