de meeste werknemerscompensatiemaatregelen (WC) worden onderworpen aan een audit. Werknemer ‘ s compensatie is een verzekeringsprogramma dat voorziet in een vervanging van de lonen wanneer een werknemer gewond is op een baan of in de loop van hun dienstverband. Werkgevers betalen premies in een goedgekeurd programma dat vervolgens zal worden betaald aan gewonde werknemers in het geval van een geldige claim. De verzekeraar zal het beleid van een werkgever controleren om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de nodige eisen en er zijn verschillende soorten audits die ze kunnen uitvoeren. Elke staat bepaalt de vereiste dekking voor de uitkeringen binnen hun grenzen.
geraamde verzekeringspremie
de premie voor de beloning van uw werknemers wordt berekend door een percentage te vermenigvuldigen met uw loon en het resultaat te delen door 100. Bijvoorbeeld, stel dat uw payroll is $ 500.000 en het tarief is $ 0,10. Uw premie is 500.000 x 0,1 / 100 of $ 500.
de premie die u aan het begin van uw polisperiode betaalt, is een voorlopig bedrag. Het is een schatting op basis van uw verwachte loonlijsten voor het komende jaar. Nadat uw polis is verlopen, voert uw verzekeraar een audit uit om uw werkelijke loonlijsten voor dat jaar te bepalen. Uw verzekeraar past vervolgens uw premie aan. Als uw werkelijke payroll hoger is dan uw geschatte payroll, kunt u een extra premie in rekening worden gebracht. Als uw werkelijke payroll lager is dan uw verwachte payroll, kunt u een return premium ontvangen.
doel van de controle
controles worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de premies die werkgevers betalen voor de loonsverzekering van werknemers hun risico’ s nauwkeurig weerspiegelen. Verzekeraars controleren om ervoor te zorgen dat werkgevers goed zijn geclassificeerd en dat de loonlijsten gebruikt voor rating doeleinden accuraat zijn. Als het beleid van een werkgever de verkeerde classificaties of loonlijsten bevat, kan de werkgever te veel of te weinig betalen, in vergelijking met andere werkgevers, voor de schadevergoedingsverzekering van werknemers.
veel staten verplichten verzekeraars om alle beloningspolissen van werknemers waarvan de geschatte jaarlijkse premie een bepaalde drempel overschrijdt, zoals $10.000, te controleren. De verzekeringsdiensten van de staat voeren periodieke controles uit om ervoor te zorgen dat verzekeraars de vereiste audits uitvoeren.
contractuele verplichting
het beloningsbeleid van de meeste werknemers, inclusief het standaard NCCI-formulier, bevat een clausule over audits. In de NCCI-vorm vindt deze clausule plaats in het vijfde deel, premie. Hierin staat dat de werkgever de verzekeraar moet toestaan om de Polis op elk moment binnen drie jaar na het verstrijken van de polis te controleren. De verzekeraar heeft het recht om alle records die betrekking hebben op de polis te onderzoeken. Deze kunnen omvatten boekhouding grootboeken, belastingaangiften, en payroll records.
het beloningsbeleid van werknemers bevat ook een bepaling betreffende inspecties. In het NCCI-formulier vindt deze bepaling plaats onder Deel 6, Voorwaarden. Het geeft de verzekeraar het recht om de werkplek van de werkgever te allen tijde te inspecteren. Het doel van dergelijke inspecties is om de verzekerbaarheid van uw bedrijf te beoordelen en om loonlijst informatie te verzamelen. De inspecties ter compensatie van de werknemers zijn niet bedoeld als veiligheidsinspecties.
een verzekeringspolis is een wettelijke overeenkomst. Wanneer u werknemers’ compensatie dekking te kopen, Bent u contractueel verplicht om te voldoen aan de controle en inspectie bepalingen in het beleid. Als uw verzekeraar vraagt om uw faciliteit te bezoeken of vraagt bijgewerkte payroll informatie, moet u indienen om de eisen. Indien dit niet gebeurt, kan dit een contractbreuk zijn. Uw verzekeraar kan op uw weigering reageren door uw polis te annuleren of te weigeren deze te verlengen. Dit kan een negatieve invloed hebben op uw ervaring modifier.
soorten Audits
er zijn verschillende soorten audits van de beloning van werknemers. De soorten audits die beschikbaar zijn kan variëren van staat tot staat en verzekeraar tot verzekeraar.
Mail Audit
het eenvoudigste type audit. Mail audits kunnen worden toegestaan voor kleine werkgevers die niet veel premie te genereren. Postaudits kunnen echter niet beschikbaar zijn voor werkgevers in bepaalde beroepen (zoals dakbedekking), ongeacht hun grootte.
voorlopige Audit
uitgevoerd wanneer een Polis voor het eerst met een nieuwe verzekeraar wordt afgesloten. Voorafgaande audits worden doorgaans ter plaatse uitgevoerd. Hun doel is om ervoor te zorgen dat de juiste classificaties en loonlijsten worden gebruikt op het beleid.
telefonische Audit
gebruikt door sommige verzekeraars. De verzekeraar kan u een formulier sturen om in te vullen en terug te sturen naar de verzekeraar. Wanneer de verzekeraar de informatie heeft ontvangen, plant hij een telefoontje voor u met een auditor om de door u verstrekte informatie te bespreken.
Veldaudit
een fysieke audit uitgevoerd bij u ter plaatse. Het doel is om payroll en andere informatie te verzamelen die de verzekeraar zal gebruiken om uw uiteindelijke premie te berekenen.
tussentijdse Audit
kan worden uitgevoerd als uw bedrijf op de een of andere manier is veranderd, misschien door het starten van een nieuwe operatie. Tussentijdse audits worden ook gebruikt door grote werkgevers die hun salarisadministratie maandelijks of driemaandelijks willen rapporteren in plaats van eenmaal per jaar. Deze audits worden meestal per post uitgevoerd. Aan het einde van de polisperiode wordt een fysieke audit uitgevoerd.
Testaudit
uitgevoerd door een overheidsdienst ter compensatie van werknemers om de auditresultaten van de verzekeraar te verifiëren. Staatsbureaus voeren testaudits uit om ervoor te zorgen dat verzekeringsauditoren het classificatiesysteem correct gebruiken. De bureaus willen er ook voor zorgen dat verzekeraars gebruik maken van door het bureau goedgekeurde ratingsystemen (wanneer voorafgaande goedkeuring vereist is).
fraude door een werkgever
het voldoen aan het verzoek van uw verzekeraar om informatie is niet uw enige verplichting als verzekeringnemer. U moet ook nauwkeurige gegevens verstrekken. Als u opzettelijk valse informatie te verstrekken aan uw verzekeraar, je zou kunnen worden vervolgd door de Afdeling Verzekeringen van uw staat voor verzekeringsfraude. Hier zijn voorbeelden van acties die als frauduleus kunnen worden beschouwd:
- onderrapportage van uw loonlijst met de bedoeling uw premie te verlagen
- valse functiebeschrijvingen verstrekken aan een verzekeringsauditor
- valse belastingaangiften of andere financiële verslagen verstrekken
- verhullen dat u onderaannemers
- hebt ingehuurd vervalste verzekeringscertificaten voor onderaannemers
zodra een audit is voltooid, zal uw verzekeraar u een rapport sturen. Idealiter, de payrolls weergegeven in het rapport zal niet wezenlijk verschillen van de geschatte payrolls vermeld op uw beleid. Helaas is dit niet altijd het geval. Als uw payroll projecties waren te laag, de audit kan hebben gegenereerd een grote extra premie. Het auditrapport kan ook wijzigingen in uw classificaties tonen. Als de auditor heeft vastgesteld dat uw bedrijf verkeerd is geclassificeerd, kunnen ze nieuwe klassencodes hebben toegevoegd of bestaande codes hebben verwijderd.
Auditgeschillen voor de vergoeding van werknemers
verzekeringnemers zijn het niet altijd eens met auditverslagen. Een rapport kan fouten bevatten, zoals de verkeerde ervaringsmodifier of onjuiste salariscijfers. Als alternatief kan het classificatiewijzigingen weergeven waarmee u het niet eens bent.
als u niet tevreden bent met de resultaten van een controle, neem dan onmiddellijk contact op met uw verzekeraar. De meeste verzekeraars geven instructies over hoe een audit te betwisten. Deze kunnen worden opgenomen in uw beleidsdocumenten. Zorg ervoor dat u de aanwijzingen van de verzekeraar zorgvuldig te volgen. Dien uw klacht schriftelijk in binnen de door de verzekeraar aangegeven termijn. Beschrijf het probleem in detail. Bijvoorbeeld, als je denkt dat de auditor de verkeerde classificatie heeft gebruikt, leg dan je redenering uit en stel een alternatief voor. De verzekeraar zal uw klacht beoordelen en beslissen of een herziening gerechtvaardigd is.
als een controle een extra premie heeft opgeleverd maar u de resultaten van de controle hebt betwist, moet uw verplichting om de extra premie te betalen worden opgeschort totdat het geschil is opgelost. Als de verzekeraar het probleem niet naar uw tevredenheid aanpakt, kunt u beroep doen op de beslissing van de verzekeraar bij de compensation board van uw staatsmedewerkers.
de informatie in dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies en is geen vervanging voor dergelijk advies. Staats-en federale wetten veranderen vaak, en de informatie in dit artikel kan niet overeenkomen met de wetten van uw eigen staat of de meest recente wijzigingen in de wet. Voor actueel fiscaal of juridisch advies kunt u contact opnemen met een accountant of een advocaat.